Kan je als werkgever communiceren dat een betrokken collega “niet langer werkzaam is in de organisatie”?
Ja. In het kader van het personeelsbeleid is het passend dat de werkgever zijn werknemers informeert over personeelswijzigingen, en dus ook van een uitdiensttreding van een collega.
Informatie over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met een werknemer is een persoonsgegeven waarop de GDPR van toepassing is.
Aan collega’s informatie geven over de beëindiging van de samenwerking is een duidelijke verwerking van persoonsgegevens.
Die verwerking is pas geoorloofd als je die baseert op een rechtsgrond uit de GDPR (bepaald in artikel 6). Zo bepaalt artikel 6, 1. b van de GDPR dat een verwerking rechtmatig is als de verwerking “noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst”.
Een arbeidsovereenkomst is uiteraard een overeenkomst. De vraag is of de aankondiging van wijzigingen in het personeelsbestand noodzakelijk is voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
De Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit oordeelde van wel. Een aankondiging van wijzigingen in het personeelsbestand kadert in de beëindiging van de arbeidsverhouding met een werknemer en kan beschouwd worden als noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
Mag je als werkgever communiceren naar personeelsleden dat jij het initiatief nam om een collega te ontslaan?
Neen, behalve als de betrokkene daarvoor de toestemming zou gegeven hebben.
Vermelden dat je als werkgever zelf het initiatief hebt genomen om de arbeidsovereenkomst te beëindigen, voldoet niet aan het noodzakelijkheidscriterium van de verwerking op basis van artikel 6, 1.b van de GDPR (de uitvoering van de arbeidsovereenkomst).
Gegevensverwerking moet bovendien minimaal zijn. De verwerking van persoonsgegevens moet toereikend, ter zake dienend en beperkt zijn tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.
Het doel van de communicatie bij een ontslag is personeelsleden ervan op de hoogte brengen dat zij niet langer beroep kunnen doen op de diensten van de uit dienst getreden collega. Het vertrek van de collega heeft een impact op de dagelijkse organisatie.
Om dat doel te bereiken is het niet vereist dat meegedeeld wordt op wiens initiatief de arbeidsrelatie werd beëindigd.
Als je de toestemming zou hebben van de uit dienst getreden werknemer kan je uiteraard wel communiceren dat het ontslag van jou als werkgever uitging. De toestemming is ook een van de rechtsgronden waarop je de communicatie kan baseren. Met een (ex-)werknemer met wie de arbeidsrelatie beëindigd is, kan je vrij afspraken maken over de communicatie over de exit.
Mag je als werkgever communiceren naar personeelsleden dat de samenwerking met een collega “met onmiddellijke ingang” een einde neemt?
Neen, behalve als de betrokkene daarvoor de toestemming zou gegeven hebben.
In een recente zaak voor de Gegevensbeschermingsautoriteit had een ontslagen werknemer problemen met het feit dat aan zijn ex-collega’s was meegedeeld dat hij met onmiddellijke ingang ontslagen was. Daarmee was volgens hem de indruk gewekt dat er sprake was van een zware fout van hem.
De Gegevensbeschermingsautoriteit sprak zich niet uit of die perceptie al dan niet kon ontstaan, maar oordeelde wel dat de vermelding van het onmiddellijke karakter van de beëindiging, niet voldeed aan het noodzakelijkheidscriterium van de verwerking op basis van artikel 6.1.b van de GDPR.
Dezelfde redenering geldt hier. Het is niet vereist dat expliciet meegedeeld wordt dat de beëindiging van de samenwerking een onmiddellijke karakter had.
Uiteraard kan wel worden meegedeeld dat de betrokken persoon “vanaf heden” of vanaf een welbepaalde datum uit dienst is.
Er kan wel meegedeeld worden dat de samenwerking met onmiddellijke ingang beëindigd werd, als de betrokkene hiervoor de toestemming zou gegeven hebben.
Besluit:
De privacywetgeving zorgt ervoor dat je als werkgever niet vrij bent in je communicatie naar aanleiding van een ontslag van een werknemer.
Je kan de communicatie bij een ontslag best beperken tot de loutere, feitelijke mededeling dat een personeelslid niet langer is tewerkgesteld in de organisatie en aldus geen deel meer zal uitmaken van het team.
Je communiceert dus best niet over:
wie het initiatief nam om de arbeidsrelatie te beëindigen;
welke modaliteiten/omstandigheden gepaard gingen met het ontslag (bv. een opzeggingstermijn, bv. opzeggingsvergoeding, eerdere waarschuwingen, …);
dat het ontslag met onmiddellijke ingang werd gegeven.
Karel Theuns
Ondanks alle zorg die besteed is aan het opstellen van deze tekst, blijven vergissingen en/of onvolkomenheden mogelijk. De auteur en Commit Advocaten bv kunnen daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.