De elektronische handtekening en de elektronische aangetekende zending zijn aan een opmars bezig. Sneller, praktischer en volledig digitaal: voor veel HR-processen lijkt het de ideale oplossing.
Maar hoe zit het bij ontslag? Kan een werkgever een ontslagbrief, beëindigingsovereenkomst of ontslagbrief inzake dringende reden ook digitaal ondertekenen en verzenden – én veilig gebruiken in een juridische context?
Het antwoord is grotendeels ja, maar toch met enig voorbehoud: er zijn enkele nuances en voorwaarden.
Elektronische handtekening en elektronische aangetekende zendingen: geldig alternatief
Een Europese verordening zorgt ervoor dat elektronische handtekeningen en elektronische aangetekende zendingen een rechtmatig alternatief mogen vormen voor de klassieke handtekening en aangetekende zending. Het gebruik ervan moet mogelijk zijn en kan dus niet verboden worden!
Het gemak is niet altijd zonder gevaar
Vanuit praktisch oogpunt is ook er veel te zeggen voor een elektronische handtekening of een elektronische aangetekende zending. Werknemers en werkgevers opereren vaker op afstand en beslissingen moeten snel worden genomen. Toch botsen we op grenzen zodra juridische geldigheid en bewijswaarde in beeld komen, zeker bij bepaalde eenzijdige ontslaghandelingen.
Dat blijkt uit een veelvoorkomend voorbeeld uit de praktijk.
Een ontslagbrief wordt elektronisch ondertekend, vervolgens afgedrukt en aangetekend verzonden. Op het eerste gezicht lijkt alles in orde maar juridisch wringt het een en ander. Een papieren document met een geprinte elektronische handtekening is namelijk niet hetzelfde als een origineel ondertekend document. De technologie die de integriteit, authenticiteit en tijdstip van een digitale ondertekening garandeert, gaat verloren bij het afdrukken. Wat overblijft, is slechts een kopie met veel lagere bewijskracht.
Niet elke elektronische handtekening is even juridisch sluitend
Veel ‘digitale’ handtekeningen die in de praktijk gebruikt worden (bv. ondertekening van een pdf via Docusign of e-mail met ingesloten scan) hebben niet de hoogste juridische bewijswaarde.
Er zijn drie types elektronische handtekeningen met elk een verschillende bewijskracht: gewoon, geavanceerd en gekwalificeerd.
In de arbeidsrechtelijke context (en ook daarbuiten) is het voor het ondertekenen van belangrijke documenten aangewezen om dat met een “gekwalificeerde” elektronische handtekening te doen. Alleen die biedt eenzelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. Het gaat bv. om een veilige ondertekening via eID of Itsme. Er zijn een aantal Belgische dienstverleners die een oplossing aanbieden om een gekwalificeerde elektronische handtekening aan te maken (zie: https://eidas.ec.europa.eu/efda/trust-services/browse/eidas/tls/search/type?step=3&searchCriteria=eyJzZXJ2aWNlU2NvcGUiOiJBTEwiLCJjb3VudHJ5Q29kZXMiOlsiQkUiXSwic2VydmljZVR5cGVzIjpbIlFDZXJ0RVNpZyJdfQ%3D%3D )
Elektronische ontslaghandelingen: de nuance zit in de vormvereisten
Niet elke ontslaghandeling is gelijk voor de wet.
Vormvrije ontslaghandelingen
Een onmiddellijke beëindiging van de arbeidsovereenkomst met betaling van de wettelijke opzeggingsvergoeding (ook wel een ‘verbreking’ van de arbeidsovereenkomst genoemd) is vormvrij. Hetzelfde geldt voor de beslissing om een werknemer te ontslaan om dringende reden (let op: de kennisgeving van de dringende reden, m.a.w. de ontslagmotivering is wel aan vormvereisten onderhevig, zie verder). Zo’n (ontslag)handelingen hoeven niet schriftelijk of via aangetekende zending meegedeeld te worden; het kan in principe zelfs mondeling, per e-mail, per sms, … Op zich is een handtekening, of ze nu handgeschreven of elektronisch is, ook niet vereist.
Maar… bij discussie zal je in een aantal gevallen als werkgever het bewijs willen/moeten leveren van de kennisgeving van het ontslag of de motivering ervan (of bv. de datum ervan). Dat bewijs kan door alle bewijsmiddelen worden geleverd. Het is nuttig om een schriftelijk bewijs te hebben, bij voorkeur met een handtekening. Dat kan een elektronische handtekening zijn, bij voorkeur een gekwalificeerde handtekening.
Ook een overeenkomst waarbij de arbeidsovereenkomst in onderling akkoord beëindigd wordt is in principe vormvrij. Maar ook hier is het absoluut aan te bevelen om een geschrift als bewijs te hebben. Het is perfect mogelijk om zo’n overeenkomst via elektronische handtekeningen te sluiten. Om bewijsproblemen te vermijden is ook hier een gekwalificeerde elektronische handtekening aanbevolen.
Bijzondere voorwaarden (bv. ‘schriftelijk’ of ‘via aangetekende zending’)
Sommige (ontslag)handelingen moeten schriftelijk gebeuren en er zijn bijzondere voorwaarden voor de kennisgeving ervan:
Een opzegging (een ontslag waarbij de werknemer gedurende een opzeggingstermijn de arbeidsovereenkomst verder moet uitvoeren) moet via een aangetekende zending (of minder gekend: via gerechtsdeurwaardersexploot)
De kennisgeving van de dringende reden (dit is niet de ontslaghandeling zelf, maar wel de daarbij horende ontslagmotivering in geval van ontslag om dringende reden) moet via aangetekende zending, gerechtsdeurwaardersexploot of afgifte van een geschrift.
De ontslagmotivering na een verzoek door de werknemer in het kader van de cao nr. 109 moet aangetekend verzonden worden.
1) Elektronische handtekening bij klassieke aangetekende zending/afgifte van geschrift?
Bij zowel een klassieke aangetekende zending als bij de afgifte van een geschrift wordt een werkgever geconfronteerd met het probleem dat een elektronische handtekening haar bewijswaarde (en authentiek karakter in digitale vorm) verliest van zodra die afgedrukt wordt op een papier. Het gaat dan immers enkel om een kopie van de elektronische handtekening.
Er is rechtspraak waarin geoordeeld werd dat een fotokopie van een brief met handgeschreven handtekening niet geldig was (omdat er geen garantie was dat de handtekening niet aangepast zou zijn). Over de geldigheid van een afdruk van een elektronische handtekening op papier bestaat volgens ons nog geen rechtspraak. Maar trekken we de bestaande rechtspraak over de ongeldigheid van een kopie van de handgeschreven handtekening door, dan komen we tot het besluit dat een afdruk van een elektronische handtekening op papier niet geldig is.
Dat lijkt ons evenwel te kort door de bocht. Er zou geargumenteerd kunnen worden dat de combinatie van de papieren afdruk en het effectieve bestaan van een digitaal document met geldige elektronische handtekening wel degelijk voldoende garantie biedt om tot een rechtsgeldige handeling te kunnen besluiten. De mogelijkheid voor de ontvanger om het originele elektronische document te raadplegen, kan daarbij een belangrijk element vormen.
Er is nog geen specifieke rechtspraak hierover. Er is ruimte voor discussie en dus geen zekerheid voor werkgevers.
Een klassieke handtekening op papier blijft vooralsnog de meest veilige keuze voor een opzegging of kennisgeving van een dringende reden die via een klassieke aangetekende brief wordt verzonden.
2) Elektronische aangetekende zending als alternatief?
Ja. Er kan gebruik gemaakt worden van een elektronische aangetekende zending als alternatief voor een klassiek aangetekende zending bij de postdiensten.
Bij een elektronische aangetekende zending kan het digitale document met elektronische handtekening overgemaakt worden aan de werknemer en stelt bovenvermeld probleem van de ‘afdruk’ van de elektronische handtekening zich niet.
Er bestaan drie types elektronisch aangetekende zendingen:
de gewone elektronisch aangetekende zending
de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending
de hybride aangetekende zending
Ook hier is de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending aan te bevelen omdat die aan een aantal extra voorwaarden voldoet en hogere bewijskracht heeft. De zending verloopt bij voorkeur via een gekwalificeerde dienst voor elektronisch aangetekende bezorging. Er zijn een aantal Belgische dienstverleners die een oplossing aanbieden om gekwalificeerde elektronisch aangetekende zendingen te versturen (zie: https://eidas.ec.europa.eu/efda/trust-services/browse/eidas/tls/search/type?step=3&searchCriteria=eyJzZXJ2aWNlU2NvcGUiOiJBTEwiLCJjb3VudHJ5Q29kZXMiOlsiQkUiXSwic2VydmljZVR5cGVzIjpbIlFlUkRTIl19 )
Belangrijke kanttekening voor het gebruik van een elektronische aangetekende zending is dat de Belgische wetgeving voorziet dat niemand verplicht kan worden om rechtshandelingen te stellen via elektronische weg. Dat betekent dat een werknemer niet verplicht kan worden om een elektronisch aangetekende zending te aanvaarden.
Daarvoor zijn twee oplossingen:
Er kan met de werknemer vooraf in een overeenkomst (bv. de arbeidsovereenkomst) overeengekomen worden dat gebruik gemaakt wordt van elektronische aangetekende zendingen.
Het gebruik van een hybride elektronische zending (die in twee stappen verloopt). Daarbij wordt de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending door een gekwalificeerde dienstverlener gematerialiseerd in papiervorm en dus fysiek in een omslag gestoken en aan een postdienstverlener overhandigd om via aangetekende zending aan de werknemer verzonden te worden.
Conclusie
De elektronische handtekening en de elektronische aangetekende zending zijn efficiënte en nuttige instrumenten – op voorwaarde dat men de valkuilen kent én de juiste technologie gebruikt.
Onze tips:
📌 Laat u juridisch adviseren vóór u digitaliseert.
📌 Gebruik een gekwalificeerde elektronische handtekening.
📌 Let goed op dat u de bijzondere vormvereisten bij bepaalde ontslag- of beëindigingshandelingen kent (bv. opzegging, kennisgeving dringende reden, dading, …)
📌 Kies voor een “gekwalificeerde” elektronische aangetekende zending bij een gekwalificeerde dienstverlener. Zorg dat het gebruik ervan contractueel werd aanvaard door de werknemer (of maak gebruik van een hybride elektronische aangetekende zending)
📌 Bij twijfel: kies nog steeds voor een originele handgetekende handtekening op papier en een klassieke aangetekende zending.
Vragen over ontslagdocumenten, handtekeningen of digitale HR-processen ? Commit Advocaten bekijkt graag met u de veiligste aanpak.
Ondanks alle zorg die besteed is aan het opstellen van deze tekst, blijven vergissingen en/of onvolkomenheden mogelijk. De auteur en Commit Advocaten bv kunnen daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.