Dat de RSZ een forfaitaire raming van de bureauvergoeding aanvaardt, dat wisten we al. Nu bestaat er ook een gelijkaardige fiscale regeling die jammer genoeg niet identiek is (Circulaire 2020/C/100 van 14 juli 2020).
Hoe zat het nu weer met de terugbetaling van kosten?
Een kostenvergoeding wordt maar uit het loonbegrip uitgesloten en is bijgevolg vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen, wanneer de kost ten laste is van de werkgever (deze wordt gemaakt in het kader van de dienstbetrekking), reëel is en de juistheid ervan met de nodige bewijsstukken kan worden verantwoord door de werkgever.
Omdat kleine kosten soms moeilijk bewijsbaar zijn, aanvaardde de RSZ al een forfaitaire raming van o.a. de bureauvergoeding. Dit forfait werd niet zonder meer aanvaard door de fiscus en dus bleef het advies om een fiscale ruling aan te vragen. Daar komt nu enigszins verandering in.
Wat zegt de RSZ over de bureauvergoeding?
De RSZ aanvaardt al lang dat er aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren en daarom in hun woning een ruimte moeten inrichten om dat werk te kunnen doen, een forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 euro (bedrag sinds 1 april 2020) per maand wordt toegekend.
Traditioneel stelde de RSZ als voorwaarde voor de werknemers die in de kantoren van hun werkgever een bureau hebben, dat dit forfait alleen wordt aanvaard als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken. Voor werknemers die vallen onder de wetgeving op de arbeidsduur wordt dit forfait niet aanvaard wanneer het gaat om een werknemer die de maximale wettelijke arbeidsduur verricht op de werkplek.
Sinds de start van de Coronacrisis, aanvaardt de RSZ ook dat dit forfait wordt toegekend aan werknemers die als gevolg van de crisis, aan telethuiswerk doen.
Dit forfait dekt alle kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, enz.
Bovenop deze vergoeding, kan de werkgever ook een forfaitaire kostenvergoeding betalen voor het gebruik van de eigen computer (20 euro per maand) en de eigen internetverbinding (20 euro per maand).
En wat zegt de fiscus?
De fiscus aanvaardt sinds 14 juli 2020 de toekenning van een forfaitaire thuiswerkvergoeding. Op deze vergoeding moet geen bedrijfsvoorheffing ingehouden worden en de vergoeding is een aftrekbare beroepskost voor de werkgever. Het bedrag dat kan worden toegekend is gelijk aan het bedrag dat door de RSZ aanvaard wordt, namelijk 129,48 euro per maand.
De voorwaarden zijn de volgende:
De thuiswerkvergoeding wordt geacht de bureaukosten te dekken (bureau, printer, computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen, …). Een combinatie met andere vergoedingen voor bureaukosten sluit de fiscus evenwel uit. De RSZ daarentegen aanvaardt nog een afzonderlijke vergoeding voor het gebruik van de eigen PC en de eigen internetverbinding.
De vergoeding mag worden toegekend aan werknemers die effectief, regelmatig en structureel aan thuiswerk doen. Dit is het geval wanneer de werknemer minstens 5 werkdagen per maand van thuis uit werkt;
Er mag geen onderscheid gemaakt worden tussen verschillende functiecategorieën: aan al de werknemers die regelmatig en structureel van thuis uit werken moet hetzelfde bedrag toegekend worden. De RSZ daarentegen lijkt een onderscheid naargelang de functie wel te aanvaarden. Bv een hoger forfaitaire vergoeding voor die functies waarvan verwacht kan worden dat zij meer thuis werken. Wil u toch differentiëren naargelang de functie, dan moet u zoals vanouds een fiscale ruling aanvragen.
De forfaitaire thuiswerkvergoeding moet niet verminderd worden bij deeltijdse prestaties en mag ook worden uitbetaald tijdens de normale vakantieperiode. De vergoeding moet wel evenredig worden verminderd bij lange afwezigheid wegens andere redenen dan de jaarlijks vakantieperiode.
De circulaire die deze regeling invoert, treedt retroactief in werking vanaf 1 maart 2020.
Duidelijkheid?
Het komt wel meer voor dat de RSZ bepaalde kostenforfaits aanvaardt maar de fiscus niet, of omgekeerd. Met de nieuwe circulaire wordt opnieuw een stapje richting uniform beleid gezet.
Het bedrag van de forfaitaire bureauvergoeding/thuiswerkvergoeding dat volgens beide instanties kan worden toegekend is nu in ieder geval al hetzelfde. De voorwaarden waaronder de vergoeding kan worden toegekend zijn dat jammer genoeg (nog) niet.
***
Heeft u nog vragen over de terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever of over (tele)thuiswerk, Commit Advocaten helpt u graag verder!
Ondanks alle zorg die besteed is aan het opstellen van deze tekst, blijven vergissingen en/of onvolkomenheden mogelijk. De auteur en Commit Advocaten cvba kunnen daarvoor geen aansprakelijkheid aanvaarden.